Basis Data Microsoft Access

Data adalah informasi yang mengandung arti. Data diperlukan dalam segala hal, baik berupa pengukuran, pencatatan, pengambilan keputusan, pengumpulan informasi dan masih banyak lagi. Data sangat dibutuhkan karena informasi yang ada memiliki arti yang sangat penting baik untuk saat ini maupun dimasa mendatang.

 Sedangkan database adalah sebagai pengatur, pengolahan serta penyajian informasi tersebut. Database adalah suatu kumpulan data-data yang disusun sedemikian rupa sehingga membentuk informasi yang sangat berguna. 

Database terbentuk dari sekelompok data-data yang memiliki jenis/sifat sama. Contohnya : data mahasiswa, data dosen, dll. Demikian juga, kumpulan dari data-data mahasiswa, data-data dosen, data-data keuangan dan lainnya dapat dikumpulkan lagi menjadi kelompok besar. Bahkan dalam perkembangannya, data-data tersebut dapat berbentuk berbagai macam data, misalkan dapat berupa program, lembaran-lembaran untuk entry (memasukkan) data, laporan-laporan. Kesemuanya itu dapat dikumpulkan menjadi satu yang disebut dengan database.

Microsoft Access 2007 atau lebih dikenal dengan sebutan Access 2007 merupakan salah satu perangkat lunak yang diperuntukkan untuk mengolah database di bawah system Windows. Dengan menggunakan Microsoft Acces 2007 Kita dapat merancang, membuat, dan mengolah database dengan mudah dan cepat.

KOMPONEN  ACCESS 2007

Sebelum anda lebih jauh belajar Access 2007, sebaiknya mengenal dahulu mengenai komponen untuk mempermudah pengoprasian.

1.     Office Button

Tombol yang menampung perintah menu yang sering digunakan dalam access antara lain; New, Open, Save, Save as, Close, Database dan perintah lainya.

2.      Quick Access ToolBar.

Kumpulan tombol untuk melaksanakan suatu perintah tertentu dalam mengoprasikan Access 2007.misal; Save, Undo, Redo.

3.      Title Bar Berfungsi untuk menempilkan nama dari jendela program tersebut, selain itu berfungsi untuk memilih posisi jendela program tersebut.

4.      Minimize Tool Untuk meminimalkan jendela program Access 2007 sehingga tampilan berubah menjadi sebuah ikon yang diletakan pada taskbar Windows XP.

5.      Maximixe Tool Berfungsi untuk memaksimalkan ukuran jendela program, sehingga tampilanya memenuhi layar monitor.

6.      Close Tool berfungsi untuk menutup jendela atau keluar dari program Access 2007

7.      Status Bar Digunakan untuk menampilkan status aktif dari lembar kerja program Access 2007 misalnya; Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock.

Di dalam mengolah database, Access 2007 memiliki sarana atau obyek yang dapat mempermudah dalam membangun sebuah database. Adapun obyek- obyek tersebut antara lain :

Obyek	Fungsi
Table	Merupakan tempat atau sarana untuk penyimpanan data
Query	Digunakan untuk menyaring data dengan berbagai kriteria dan urutan yang diinginkan
Form	Digunakan untuk memasukkan dan mengubah data atau informasi yang ada didalam suatu database dengan menggunakan tampilan formulir
Report	Digunakan untuk menampilkan atau mencetak data atau informasi dalam bentuk laporan

Ada beberapa istilah yang harus diketahui pada saat bekerja dalam lingkungan Access 2007 yaitu :

Table adalah sekumpulan data yang memiliki topik tertentu. Tabel mengatur data di dalamnya dalam bentuk kolom (field) dan baris (record).

Field adalah tempat atau dimana data atau informasi dalam kelompok yang sama atau sejenis dimasukkan. Field umumnya tersimpan dalam bentuk kolom secara vertikal pada tabel.

Record merupakan data lengkap dalam jumlah tunggal yang biasanya tersimpan dalam bentuk baris secara horizontal pada tabel.

Data Type merupakan jenis tipe data (record) yang digunakan untuk mengetahui dan mengenal terkait jenis data pada tabel

Description merupakan gambaran yang digunakan untuk menjelaskan terkait keberadaan fielname

Selain objek utama sebuah database, sebuah tabel bisa dipandang sebagai kumpulan data tentang topik yang khusus, seperti data peserta didik, data guru, dan lain sebagainya. Dengan menggunakan tabel terpisah masing-masing topik berarti kita sudah melakukan suatu tindakan yang amat berguna bagi database. Sebab dengan demikian akan mengurangi kesalahan terutama di dalam memasukkan data.

Tabel terdiri dari dua bagian utama yaitu kolom (field) dan baris (record). Struktur tabel pada Access 2007 yang terdiri dari field-field yang mengelompokkan data ke dalam kelompok-kelompok yang berjenis sama. Di dalam tabel perlu menentukan jenis dan ukuran yang dibutuhkan sesuai dengan besarnya data yang akan dimasukkan.

Berikut ini adalah jenis data yang disediakan oleh Access 2007 dan sering digunakan untuk membentuk sebuah tabel :

Jenis Data	Keterangan
Text	Untuk pemasukan huruf, angka, simbol, dan spasi. Jumlah karakter maksimum 255 karakter.
Memo	Untuk pemasukan teks panjang dan berguna untuk memberikan keterangan dan lain-lain. Jumlah karakter maksimum 64.000 karakter.
Number	Untuk pemasukan data yang berjenis numerik maupun angka biasa. Bisa menampung hingga 255 karakter.
Date/Time	Untuk menampung data waktu yaitu hari, tanggal, jam, menit.
Currency	Untuk menampung data yang berjenis angka dengan format mata uang.
AutoNumber	Untuk mengisi field dengan nomor urut otomatis untuk masing-masing record dan nilainya tidak dapat diubah.
Yes/No	Untuk menampung dua macam keadaan, Yes (ya) atau No (tidak)
Ole Object	Untuk menampung objek yang berasal dari aplikasi lain dari proses OLE (Object Linking dan Embeddeing). Ukuran yang disediakan bisa mencapai satu GB.
Hyperlink	Merupakan kombinasi teks dan angka. Dapat diisi denganalamat hyperlink agar bisa terkait dengan data yang tersimpan di lokasi tertentu.
Lookup Wizard	Memungkinkan Kita untuk membuat sebuah daftar pilihan yang berguna untuk pemilihan nilai dari tabel atau daftar.